Circular Externa No. 007 de 24 de noviembre de 2025

Dirigido a: Entidades Estatales indistintamente de su régimen de contratación, los patrimonios autónomos constituidos por Entidades Estatales y los particulares que ejecuten recursos públicos, que tienen el deber de publicar y gestionar sus procesos de contratación a través de SECOP

Objeto: Modificación del numeral 2 “Uso del SECOP para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del proceso de contratación” de la Circular Externa Única (2023) - Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente

Propósito: Fortalecer la articulación entre la gestión contractual y la gestión documental para ampliar de manera significativa el componente documental y archivístico en el marco del uso de la plataforma transaccional SECOP II.

¿Qué se busca?: Orientar a las entidades estatales y a la comunidad archivística en la correcta gestión y preservación de los expedientes contractuales, reconociendo su valor como memoria institucional del Estado y garantizando su custodia, conservación y acceso, conforme a la Ley 594 de 2000.

La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente (ANCP-CCE) expidió la Circular Externa Única (2023) en la cual se estableció en su numeral 2 el uso del SECOP II para crear, conformar y gestionar los expedientes electrónicos del proceso de contratación. En este numeral se hace referencia a la custodia, conservación y preservación de los expedientes electrónicos generados en SECOP II, al acceso a la información, protección de datos, e interoperabilidad con otras plataformas y al valor legal y probatorio de los expedientes electrónicos.

La ANCP - CCE consideró necesario realizar una actualización del contenido del numeral 2 de la Circular Externa Única sobre el expediente contractual en el SECOP II. Por lo tanto, la Circular Externa No. 007 de 24 de noviembre de 2025 incorpora ajustes que responden a la necesidad de brindar lineamientos claros, coherentes y precisos sobre el rol de las entidades en el manejo de la documentación generada durante los procesos de contratación pública, así como de reforzar la obligación legal que tienen las entidades del estado de custodiar, conservar y garantizar el acceso a la información, de conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) y demás normas aplicables.

Los ajustes introducidos por la mencionada circular externa comprende el siguiente temario:

I. NATURALEZA Y COMPOSICIÓN DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL
II. RESPONSABILIDAD INTEGRAL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
III. ESTRATÉGIAS DE CONFORMACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL EXPEDIENTE.
IV. MIGRACIÓN ENTRE SOPORTES DOCUMENTALES Y CONVERSIÓN DE FORMATOS
V. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

A continuación, explicamos brevemente las modificaciones introducidas así:

• Define expresamente qué constituye el expediente contractual, las condiciones que deben garantizarse en los mismos, entre otros aspectos.
•Que la composición de dichos expedientes debe efectuarse a partir del cuadro de clasificación y las TRD, en los medios disponibles de cada entidad.
•Establece plenamente la responsabilidad integral de la gestión documental en cabeza de las entidades estatales.
•Aclara que la plataforma transaccional SECOP II no cumple funciones de conservación o administración documental.
•Las entidades estatales están obligadas a implementar independientes, tales como (i) gestión en soporte electrónico (forma documental fija y accesible); (ii) Reproducción por medios técnicos (procedimiento de reproducción plenamente indicado); (iii) conservación y preservación simultánea en formato análogo y digital (preservación simultánea de los documentos en formato análogo y digital).
•Las entidades estatales podrán realizar procesos de migración de documentos de archivo entre diferentes formatos y soportes cuando las necesidades administrativas técnicas o de preservación, así lo requieran.
•Las entidades estatales son responsables de la preservación a largo plazo de los documentos, datos, metadatos, y expediente electrónico, independientemente del sistema que los generó. La disposición final de los expedientes electrónicos se realizarán conforme a las TRD y TVD luego de cumplido el tiempo de retención establecido.

Links de consulta
•Circular Externa Única – ANCP - CCE: circular_externa_unica_version_3_vf49.pdf
•Circular Externa No. 007 de 24 noviembre de 2025 ANCP-CCE: ModificaciÃ³n Numeral 2 - Circular Externa Ãınica 24.11.2025 (1)VB cqg

A nuestra comunidad Archivista elevamos la siguiente inquietud:

¿Qué ajustes institucionales consideran indispensables para cumplir efectivamente con lo dispuesto en la Circular Externa 007 de 2025 sobre el expediente contractual electrónico?